【超シンプル】Notionでタスク管理する一番簡単な方法

【超シンプル】Notionでタスク管理する一番簡単な方法

こんにちは、うだたつやです。

Notionは、ドキュメントを管理できるサービスですが、タスク管理アプリとしても使えます!

今回は、Notionでタスクを管理する方法を解説します!難しい設定が一切ない、シンプルで見やすいタスク管理ページを作れるので参考にしてください!

Notionのタスク管理ページを作る方法

タスク管理ボード(例)

☑️Todo
🥛
牛乳を買う
📮
再配達を依頼する
💪取り組み中
✍️
記事を書く
🎉完了
📜
書類を提出する
✉️
Aさんのメール返信

👆このような、Trelloに似たシンプルなタスク管理ボードを作る方法を解説します!

3秒でタスク管理ボードを作る方法(テンプレートのコピー)

タスク管理ボードは、一瞬で作れます。

作り方は簡単。テンプレートをコピーするだけです。

それでは、タスク管理ボードテンプレートをコピーしましょう。

1.テンプレートページにアクセス

👆テンプレートページにアクセスするとこんな感じ。
👆テンプレートページにアクセスするとこんな感じ。

2.右上のDuplicate(複製)ボタンをクリック

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少し待つと…。

コピーできました🎉

超簡単ですね!
超簡単ですね!

Notionのテンプレートをコピーせずに、タスク管理ページを作る方法

テンプレートをコピーせずに、自力で作りたい方は以下のステップで作成可能です。

1.左にある+ボタンをクリック

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2.Databaseから、「Board - inline」(看板ボード)を選択

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3.ボードが作成されました🎉

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4.お好みで、「Not started」「in progress」「Completed」を日本語に変更しましょう

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個人的には、「☑️Todo」「💪取り組み中」「🎉完了」の表記が一番しっくりきます。

これで、タスク管理ページが完成です!簡単ですね😌

Notionでタスク管理するメリット

僕は、今まで有名なトレロというタスク管理サービスを使っていましたが、Notionに移行しました!その理由は以下の通り。

▼Notionでタスク管理をすると便利な点

  • 普段のメモ、タスク管理、スケジュール管理などが全て一つのアプリで完結する
  • チームとの共有がかんたん
  • Slack通知や、メンバー割り当て機能もあり
  • とにかく動作が早い
  • 細かくカスタマイズできる
  • ガントチャート表示も可能(New)

普段のメモ、タスク管理、スケジュール管理などが全て一つのアプリで完結する

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普段、いろいろなアプリを使っていると、いちいち色んなアプリを立ち上げる必要があって、大変じゃないですか?

例えば、Evernote、Trello、スピレッドシートなどのアプリを全てバックグラウンドで起動すると、かなりPCの動作が重くなりますよね。

でも、Notionならこれら全部のサービスをNotion一つでカバーできます。

公式サイトのキャッチコピー「All-in-one workspace」にもある通り、全てのツールがNotionに揃っています。他に必要なのはSlackぐらいですね。

Notionはとにかく動作が早い

タスク管理系のサービスで意外と重要なのが、タスクを追加したりステータスの変更する時の動作の早さです。動作がモサモサしてると、それだけで使う気が失せてしまうんですよね。

その点、Notionはあらゆる動作が爆速です。

チームとの共有も簡単

色んなサービスを使っていると、チームで共有しながら作業する際に、それぞれのサービスで個別に招待作業が必要ですこの手間が結構面倒なんですよね。

でも、Notion使えば、ワークスペースを丸ごと共有できます。社内のメモもタスク管理もエクセルも、Notionに招待すれば共有できます!

また、メンバーが退社する場合も、権限がNotionにまとまっているので楽です。

細かくカスタマイズできる

Notionのタスク管理機能は、かなり細かくカスタマイズできます。例えば、タスクにステータスやラベルを付けたり、チェックボックスを追加したり、タスクの親子関係を作ったりと、用途に合わせてかなり細かく設定を変更できます。

しかも、これらのカスタマイズが直感的でわかりやすいです。

Slackへの通知も可能!

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タスクの新規作成や、ステータスの変更点などをSlackで通知してくれる、Slackの連携機能もあります!

右上の「Updates」から「Connect Slack channel」をオンにすると、指定したチャンネルにNotionのページの変更点が全て通知されます。チームで使う際にはこれがめちゃめちゃ便利です

メンバー割り当て機能などもあり

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ちなみに、Notionはチームで使えるように最適化されていて、タスクの担当者を割り当てたり、期日を決められるような機能もあります。

ガントチャート表示も可能(New)

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最近のアップデートで、タスクをガントチャート形式(Timeline view)で確認できるようになりました。ガントチャートを使うと、長期でスケジュールを立てるようなプロジェクトの管理が捗ります。

ガントチャートはデータベースのビュー(View)から選択でき、自由に切り替えられます。

なので、普段はかんばんボードを使いつつ、全体の進行を見たい時だけ、タイムラインビューに変更してガントチャートを確認する。という使い方もできます。超便利ですね。

Notionでタスク管理する際のデメリット

繰り返しのタスクが登録できない

タスクの中には、定期的に繰り返して行うものもありますよね?例えば、「毎日、薬を飲む」とか「毎週水曜日はゴミを出す」など。

そのような繰り返して行うタスクは、Notionでは登録できません。(そうのち、アップデートで追加されると嬉しいですね)

すでにTodoist等のタスク管理アプリを使って、定期的に繰り返すTodoを設定している方は、Notionに移行するのは難しいかもしれません。

カレンダービューで、月別の表示しかできない

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Notionには、カレンダー(ビュー)でタスクを一覧で表示させることができます。カレンダー機能を使うと、毎月完了したタスクを振り返ったり消化するタスクの予定を立てられて、非常に便利なのですが、欠点があります。

カレンダーの表示を、週単位や1日単位に表示を切り替えられないことです。月の表示しかできません。これもNotionのアップデートでサポートして欲しいところです。

タスク管理はシンプルであるべきなので、Notionのデフォルト機能で十分

以上で、色々、複雑な機能の紹介や、細かいデメリットを挙げましたが、個人的には現状のNotionのデフォルトの機能(かんばんビュー)だけで、十分満足しています。

タスク管理アプリは、仕組みが複雑だと運用が大変になりますし、アプリが重くなってしまうのも避けたいです。

仕組みはシンプルに保って、タスクに集中するべし

Notionには、関数(formula)やリレーション、ロールアップなどの自由度の高い機能があります。それを使いこなせば、Notionで複雑なタスク管理の仕組みを構築することも可能です。

しかし、そんなに複雑な仕組みを作っても、僕の経験上、長続きしません。途中で運用が面倒になって諦めてしまいます。データが増え、ページの読み込み速度がどんどん遅くなります。

仕組みはシンプルにして、タスクの実行に集中するのが、大切ですよ🙆‍♂️

NotionをWebサイト化して、タスクを公開する

すでに気づいている方も多いかと思いますが、このページはNotionで作られています。Superというサービスを使うことで、NotionをWebサイト化できます。

NotionをWebサイト化することで、タスクを一般公開することも可能です。タスクを一般公開して自分を追い込みたい方はどうぞ😇

Notionページを公開して、サービスの開発ロードマップを掲載するのもありですね。

うだたつや著者】Webメディア運営歴3年。ぐっすり眠れる睡眠アプリのSheepの開発者。月間100万PVを超えるWebメディアでPM。ユーザーに愛されるサービスが好きです。Twitter / note

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